Preventix BV
Bijlestaal 42K
1721 PW Broek op Langedijk
Postadres
Postbus 200
1800 AE Alkmaar
Telefoon: 088 – 7007700
E-mail: info@preventix.nl
FOTOGRAFIE DOOR ALULA
In deze blog vind je 10 tips met achtergrond informatie die je kunnen helpen het verzuim in je organisatie te verlagen. Tips met direct resultaat en tips met resultaat op de lange termijn. Maar alle tien zinvol om toe te passen indien je een structurele verlaging van het verzuim in je bedrijf wilt bereiken.
10 tips om het verzuim te verlagen
- Zorg voor een goed verzuimbeleid
Een goed verzuimbeleid is een van de eerste hulpmiddelen die u kan helpen het verzuim te verlagen. De last van het opstellen van een op uw organisatie en omstandigheden gericht plan betaalt zich snel terug. In tijd en in geld. Concreet biedt een goed verzuimbeleid voordelen op de volgende punten:
- de afspraken hoe u omgaat met ziekte en ziekteverzuim liggen voor werkgever, werknemer en bedrijfsarts toetsbaar vast;
- de te volgen procedures en stappen zijn altijd helder, ook als verzuim weinig voorkomt;
- het is duidelijk wanneer van externe deskundigen (bijvoorbeeld de bedrijfsarts) gebruik wordt gemaakt;
- het geeft aan welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden werknemer, leidinggevende, personeelsadviseur en bedrijfsarts hebben;
- het geeft aan welke middelen benut kunnen worden om het ziekteverzuim te voorkomen, te beheersen en terug te dringen.
De basis voor het opstellen van een verzuimbeleid is terug te vinden in het Arbeidsomstandigheden besluit (artikel 2.9). Voor het opstellen van een goed plan hoeft u echter niet deze saaie tekst door te nemen. U kunt het op maat schrijven en het implementeren er van overlaten aan een professional (bijvoorbeeld de personeelsadviseur van Werkxe). Maar ook kunt u, als u meer tijd besteden heeft, relatief eenvoudig zelf een eigen plan maken door de volgende hoofdstukken inhoudelijk vorm te geven:
- ziekteverzuim preventie
- ziekteverzuim protocol
- verzuimregistratie (denk aan de AVG voorwaarden!)
- begeleiding bij re-integratie (intern in eerste spoor en extern in tweede spoor)
- behandeling van conflicten
- verzuimbegeleiding door leidinggevenden (inclusief training van vaardigheden)
- analyse
Maak je gebruik van een externe adviseur dan zal deze kennis meebrengen naar uw organisatie. Kies je er voor om zelf een protocol te schrijven? Informeer je dan eens op het arboportaal.
- Herken (vroege) signalen van verzuim en handel er naar
Bij verzuim is het niet anders dan bij je auto, bij een machine of bij het onderhoud van je huis! Hoe eerder je serieus werk maakt van signalen van dreigende schade hoe groter de kans dat je het verzuim kunt verlagen. Soms door verzuim te voorkomen. Soms door het sterk te bekorten in de tijd.
Enkele voorbeelden van (vroege) signalen van (dreigend) verzuim zijn:
- een werknemer geeft aan dat er sprake is van lichamelijke of psychische klachten;
- een collega vertelt dat het niet goed gaat met een werknemer;
- u heeft weet van privé problemen van een werknemer;
- een werknemer ziet er vermoeid uit of oogt minder verzorgd dan u gewend bent;
- een werknemer reageert bij herhaling kortaf, is prikkelbaar, komt meer onzeker of zelfs angstig over of is juist veel stiller en besluitelozer dan u gewend bent;
- de prestaties van een werknemer gaan zonder duidelijke verklaring achteruit;
- het contact van een werknemer met zijn collega’s verandert;
- u signaleert problemen van een werknemer met klanten, met collega’s;
- u merkt dat een werknemer niet meer op tijd is voor zijn werk.
Herkent u deze of andere signalen bij één van uw werknemers? Zie de signalen dan als de oranje of rode lampjes op het dashboard van een auto. Maak bespreekbaar wat u opvalt. Vraag wat de oorzaak is. Neem de tijd voor het verhaal van uw werknemer. Ga niet in discussie over wat u signaleert, maar toon begrip voor wat er achter ligt. Probeer elkaar te begrijpen. En probeer van daaruit te zoeken naar oplossingen. Niet direct in relatie tot de arbeidsprestatie. Al is dat de weg die werknemer en leidinggevende het liefste kiezen. Immers die weg blijft buiten emotie en gevoel. Maar die weg lost het onderliggende probleem niet op. En zonder het oplossen van dat onderliggende probleem blijft het signaal dat u zag iets langer weg. Met als resultaat een te late, diep rode lamp op het dashboard. Verlaag het verzuim! Pak daarom door. Maak aan de hand van wat u hoort een plan. Biedt ruimte aan uw werknemer. Eventueel in aangepast werk. Of zelfs in tijdelijk aangepaste werktijden.
- Zorg voor een veilige, gezonde werkplek/werkvloer
Een laag houden en verlagen van verzuim begint natuurlijk met preventie. En een belangrijk onderdeel van preventie is het creëren en behouden van een veilige, gezonde werkplek. Deze stap kent meerdere invalshoeken.
Met een Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) kunnen zaken in beeld worden gebracht die de gezondheid van werknemers (op termijn) bedreigen of zouden kunnen bedreigen. In een Plan van Aanpak worden deze zaken voorzien van oplossingen die binnen specifiek uw bedrijf mogelijk zijn. Het borgen dat het Plan van Aanpak wordt uitgevoerd en dat een RI&E periodiek wordt herhaald ligt aan de basis van een voorkomen van gezondheidsklachten en daarmee aan de basis van een verlagen van verzuim.
Speciale aandacht verdient de PsychoSociale Arbeidsbelasting (PSA). Het is eigenlijk is elk denkbare werkomgeving, maar zeker ook in een omgeving met veel kantoor gebonden werkzaamheden raadzaam specifiek aandacht te besteden aan de invloed van werkdruk, spanning rond werk, spanning in het privé leven en persoonsgebonden factoren op het geestelijk welzijn. Dit kan middels een onderzoek naar de PsychoSociale Arbeidsbelasting. Vaak kom je daarmee vroege signalen van overbelasting op het spoor. En daarmee kun je mentale overbelasting voorkomen door vroegsignalering.
Een goede handleiding hiervoor is te vinden bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
- Creëer een open bedrijfscultuur
Dat de bedrijfscultuur invloed kan hebben op verzuim is voor iedereen duidelijk. Een bedrijf in zwaar weer kan twee kanten op bewegen. Het verzuim kan tijdelijk omlaag gaan, maar meestal stijgt het uiteindelijk. Als oorzaak wordt dan meestal gekeken naar de spanning en de sfeer. Omgekeerd zie je dat een jong, innovatief bedrijf zelden verzuim van betekenis kent. Kortom, het verbeteren van de bedrijfscultuur kan het verzuim doen verlagen.
Maar kun je de bedrijfscultuur wel beïnvloeden? Veel mensen denken dat dit niet kan. Zeker niet in grotere organisaties. En dat blijkt een foute aanname. Een cultuur kan wel degelijk veranderen. Op voorwaarde dat je de opzet klein houdt. Verander de afdeling en niet het bedrijf. Begin klein en laat het werken als een olievlek.
Zorg er voor dat je werknemer weer nieuwsgierig worden. Dat zij met jou gebrand zijn op nieuwe kansen en ontwikkelingen. Neem ze mee in die ontwikkeling. En neem vooral de schakels mee die er moeite mee hebben om te veranderen. Zorg dat de werknemers niet langer naar binnen kijken, maar dat zij weer om zich heen gaan kijken. Naar elkaar. Naar buiten. Een leuk en leerzaam artikel hierover lezen? Kijk eens naar ‘een inspirerende bedrijfscultuur’.
- Stimuleer een gezonde leefstijl
De grootste bron van verzuim is te vinden in de gezondheid van de werknemer zelf. Een factor die voor de werkgever niet of nauwelijks beïnvloedbaar lijkt. Toch leert de literatuur dat een gezonde leefstijl kan bijdragen aan het verlagen van verzuim. Of eigenlijk is het omgekeerd. Onderzoek leert dat ongezonde zaken als roken, overgewicht, weinig bewegen, overmatig gebruik van alcohol en leven in langer bestaande spanning leiden tot meer uitval door ziekte.
Maar je kunt als werkgever toch niets doen? Je kunt een werknemer toch niet dwingen gezond te leven? Nee. Dat kun je inderdaad niet. Maar je kunt wel bijdragen aan het vergroten van de interne motivatie die nodig is bij je werknemer om iets te gaan veranderen. Alleen de herhaalde confrontatie met ongezonde aspecten in de leefstijl blijkt al bij te dragen aan de kans op een veranderen van die leefstijl. Zeker indien die confrontatie ook samengaat met goede voorbeelden (gezond eten aanbieden in een kantine, stimuleren van bewegen, stimuleren van stoppen met roken programma, niet toestaan of faciliteren van roken, et cetera).
Kortom, gezonde en vitale werknemers verzuimen minder. En de voornaamste aandachtsgebieden zijn:
- gezond Bewegen
- niet Roken
- weinig Alcohol en geen drugs
- gezonde Voeding
- voldoende Ontspanning
Staat leefstijl bij u nog niet op de agenda? Overweeg dan eens het wettelijk verplichte Periodiek ArbeidsGeneeskundig Onderzoek (PAGO) om te zetten naar een Preventie Medisch Onderzoek. Kijk niet alleen naar direct werk gerelateerde gezondheidsrisico’s, maar biedt u werknemers de kans een spiegel voorgehouden te krijgen. En stimuleer juist de mensen die het nodig hebben deel te nemen aan dit onderzoek. Daag hen uit, maar schrik hen niet af. Daarmee biedt u hen een kans op een gezonder leven. En uzelf biedt u een kans op verlaging van het verzuim op de langere termijn.
- Laat waardering blijken
De stelling ‘ziekte overkomt je, verzuimen is een keuze’ geeft duidelijk richting aan de aloude wetenschap dat verzuim niet alleen bepaald wordt door beperkingen in het functioneren die voortkomen uit ziekte. Vaak spelen gedragsmatige factoren een rol bij de keuze om wel of niet te verzuimen. En die factoren kun je beïnvloeden! En daarmee kun je verzuim dus verlagen.
Een goed voorbeeld van positief ingestoken beïnvloeding van gedrag is het eenvoudigweg laten blijken van waardering. Lovell laat in onderzoek zien dat een doelbewust “dankjewel” het gevoel van waardering bij medewerkers verhoogt met 116%, een spontaan bedankje met 172% en een formele erkenning met 355%. Wilt u hier meer over weten? Lees dan het Hays artikel ‘Waardering voor medewerkers’ eens.
- Wees betrokken bij werknemers
Min of meer in het verlengde van het laten blijken van waardering aan werknemers ligt de betrokkenheid bij werknemers. Op een zelfde wijze kan het bijdragen aan de verlaging van verzuim. Een goed ingestoken betrokkenheid (oprechte interesse, steun waar het nodig is, een spontane vraag of reactie, afstand waar dat gewenst is) heeft aanmerkelijke invloed op hoe de werknemer in zijn gedrag tegenover u en uw bedrijf staat. En daarmee invloed op hoe de verzuim drempel genomen wordt.
Ook dit aspect wordt goed belicht door Hays. Belangstelling? Dan is het artikel ‘Het dichten van de kloof tussen management en medewerkers’ wellicht iets voor u.
- Houd rekening met de werk/privé balans
Een goede balans tussen privé leven en werk geeft energie. Een slechte balans heeft onmiddellijk invloed op productiviteit, motivatie en betrokkenheid van werknemers. En uit bovenstaande is op zichzelf al af te leiden dat dit de verzuim drempel verlaagt. Maar het doet meer. Het structurele verlies aan energie kan op zichzelf leiden tot zowel psychische als lichamelijke klachten. En daarmee tot direct uitval.
Maar ook het omgekeerde geldt. Uit onderzoek blijkt dat een goede combinatie van werk en privé leven de productiviteit, motivatie en betrokkenheid van werknemers bevordert. En daarmee heb je dus een factor om op de verlaging van verzuim te sturen. Dit wel op de voorwaarde dat je als leidinggevende over je gevoel heen wilt stappen dat de werknemer maar moet regelen dat hij zijn privé leven op het werk afstemt.
Wilt u hier meer van weten? Lees het onderzoeksartikel van LinkedIn ‘Stress at Work Reeport: Whi is Feeling It the Most and How to Combat it’ eens. Het laat zien dat 70% van de werknemers stress ervaart door het tekort aan een goede work-life balance. Of verdiep u eens in de work-life-balance ideeën van Workjuice.
- Zorg voor een goede samenwerking met je arbodienst
Essentieel in het verlagen van het verzuim is een goede relatie met de partij die de beoordelingen van dat verzuim doet. Meestal een arbodienst. Soms een zelfstandig gevestigd bedrijfsarts. Zorg voor duidelijke afspraken. Niet alleen op contract niveau. Juist voor de praktische samenwerking. Maak duidelijk welk verzuim je als werkgever vertrouwt. Maar maak het vooral ook duidelijk als je extra actie verwacht. En luister naar de argumenten om die actie juist wel of juist niet uit te voeren.
Verzuim voorkomen, verzuim begeleiden en verzuim aanpakken doe je samen. Soms door de werknemer te steunen in het vinden van de juiste behandeling. Soms door te bemiddelen in de snelheid van behandeling. Soms ook door de werknemer te wijzen op de plichten tijdens verzuim. En soms door samen duidelijke grenzen te stellen aan wat nu wel en wat niet aan de wettelijke voorwaarden voldoet.
Een goede relatie met je arbodienst, duidelijke wederzijdse verwachtingen, open staan voor elkaars expertise/ervaring en een proactieve houding (van arbodienst en werkgever) zijn de ingrediënten voor een succesvolle samenwerking om verzuim aan te pakken.
Interesse in tips voor een goede samenwerking? Lees ‘Soepel samenwerken doe je zo’ op de site van Arboportaal.
- Voer een proactief gezondheidsbeleid
Een minder direct effect op de verlaging van verzuim vind je in preventie. Het voorkomen dat ziekteverzuim ontstaat. Moeilijk zult u denken. Toch niet. Een pro-actief gezondheidsbeleid is feitelijk niet anders dan voornoemde negen punten vertalen naar het beleid van uw organisatie. Op papier niet zo moeilijk te regelen. Algemene doelen voor een gezondheidsbeleid zijn het vergroten van inzet en inzetbaarheid van werknemers, het voorkomen van onderbenutting van de organisatie en het tegengaan van uitval van mensen en ongewenst verloop. In het preventiebeleid staan verder het bevorderen van de gezondheid en inzetbaarheid van werknemers met het voortdurend verbeteren van de arbeidsomstandigheden centraal.
Het belangrijkste is echter niet alleen een beleidstuk te schrijven, maar deze werkelijk te vertalen naar company policy. Een beleid dat tussen de oren zit van iedere leidinggevende en iedere werknemer. Veelal kun je het beleidstuk heel goed zelf schrijven. Laat je bij de implementatie van het beleid begeleiden door een ervaren partij van buiten. Juist omdat vreemde ogen niet alleen dwingen, maar ook anders kijken dan je zelf gewend bent. Je raakt je blinde vlekken kwijt. En na een paar maal herhalen van wat droge training ontstaat bijna altijd een van binnenuit groeiende wens voor steun. Voorkomen van verzuim gaat leven. Omdat directie, leidinggevenden en werknemers zien dat het werkt. Interesse in begeleiding door een professional? Of gewoon eens van gedachten wisselen over wat er kan? Kijk eens naar een HR scanvoor uw bedrijf.